企業招聘中的背景調查

2016-09-08 11:06 來源:未知
  

  1企業招聘中背景調查的目的

  背景調查是指用人企業在完成一系列的員工招聘程序后,在正式錄用某一員工前,通過搜集外部信息對求職者的個人資料和其它情況進行了解和驗證的企業招聘行為,背景調查是一種能直接證明求職者情況的有效方法。通過背景調查,可以證實求職者的教育和工作經歷、個人品質、交往能力、以往工作業績和工作能力等信息。背景調查的目的主要有三個:

  1.1預測應聘者在本企業未來可能取得的工作業績。求職者的申請表和簡歷是其自己表述的經歷和業績,這對企業招聘行為本身來說只應起到參考的作用。企業要深入了解應聘者真實的工作能力,進行背景調查是一種非常有效的方法。企業通過背景調查,可以獲得第三方對應聘者業績優良與否的看法,據此推測求職者將來在工作中的表現及其未來工作的成就。

  1.2發現一些與工作有關而求職者可能隱瞞的背景信息。在求職過程中,應聘者不但可能篡改個人的就業經歷和教育背景,對一些他認為會影響其就業機會的不良背景信息,諸如職業道德、團隊精神、心理衛生、行為操守等方面的負面信息,應聘者一般都會略去,而這些東西很有可能就是一種潛在的威脅,不知道哪一天就會對企業的資金安全、科技成果安全或者團隊工作效率帶來極為不利的影響,甚至會造成難以挽回的損失。

  1.3核實應聘者所提供資料的真偽。受趨利避害思想的影響,應聘者為了擴大其被錄用的機會,提交給企業的信息往往是不準確的,而實施背景調查就可以彌補這方面的不足。作為一項比較成熟的招聘技術,尤其是當今獲取信息渠道豐富多樣化的時代,通過背景調查來核實應聘者提供材料的真偽性在技術層面并不難,通過背景調查這一關口,可以將不合格的應聘者挑出來,提前淘汰,防患于未然。

  2企業進行背景調查的一般程序及應注意的問題

  企業在進行背景調查時一定要注意?;びζ剛叩母鋈艘?,即使最終調查的結果證明該名應聘者不適合本企業的職位,也沒有必要撕破臉搞得不歡而散。

  2.1事先聲明。調查之前,企業應事先向應聘者說明,在正式錄用其之前有背景調查這一環節,并要求應聘者以書面的形式簽名同意企業對其進行背景調查,同時建議應聘者能夠提供3-5名證明人或推薦人的名單及其聯系方式。企業人力資源部門將應聘者的書面簽名資料與該應聘者的其它申請材料一起存檔。

  2.2只調查與工作有關的情況。在現實招聘過程中,企業沒有必要也不可能對應聘者的方方面面甚至細枝末節進行背景調查。一般情況下,企業應根據招聘崗位的工作性質來安排調查內容。如果應聘者所應聘的崗位職責重大,背景調查的重點應放在其過往的工作經歷及業績;如果應聘的崗位經常接觸到企業的商業秘密或重要科技成果,調查重點應放在其個人的信用記錄是否良好;如果應聘崗位涉及財務系統,則調查重點應放在其品德、信用記錄和家庭狀況等等。總之,企業須謹記,背景調查內容一定要和工作高度相關,并且要以書面形式記錄,以證明企業將要作出的錄用或拒絕決定是有依據的。

  2.3選擇適當的調查方式。企業采用的調查方式越多樣化、聯系的證明人越多,被蒙蔽的可能性就越小。在合理計量其經濟負擔能力的條件下,企業應選擇最少兩種以上的調查方式。

  2.4選擇和培訓調查員。調查員一般由企業人力資源部門人員承擔,也可由企業負責人指定人員承擔。調查員合適人選確定后,企業要對其進行必要的業務培訓,可以實行內部培訓,也可以聘請相關專家或專業人力資源培訓機構進行培訓,通過業務培訓,讓調查員熟練掌握背景調查的技術要求及其技巧和方法。

  2.5保證背景調查的客觀和公正。企業人力資源部門的負責人應全程監督背景調查工作,使背景調查的結果真實可靠,保持客觀、一致和公正,避免就業歧視行為的發生。

  2.6核對信息。企業將背景調查中得到的信息與應聘者提交的材料進行核對,如發現有不符的地方,一定要在負面信息被使用之前,再用其它的調查方式證實其準確無誤,并且確信這個負面信息與應聘崗位的工作密切相關。最后,在做出不錄用的決定時,以書面或電子郵件的方式告訴應聘者原因。

  3背景調查的主要方法

  背景調查通常是招聘企業通過第三方對應聘者的情況進行了解和驗證。根據實際,這里的“第三方”主要指:應聘者人事檔案的管理部門;應聘者原就職單位的領導、同事和客戶,其中應聘者的原直接上司和同事是最為了解他工作表現的人;應聘者自己提供的證明人或推薦人;能夠驗證應聘者提供資料準確性的資信評估公司、調查公司以及公共記錄;網絡平臺等。

  根據可能出現的“第三方”信息來源渠道,企業在對應聘者進行背景調查時,可采取以下幾種最常用的方法:

  3.1電話調查。調查員應預先設計好電話調查的問卷表,然后與被訪問者進行事先溝通,說明意圖,爭得對方的理解和支持,約定好通話的日期和時間。通話成功后,調查員應根據擬定好的調查問卷內容逐一詢問,同時快速記錄下被訪者的回答。實踐中由于被訪問者聲音的語調、停頓等的變化很可能會曝露其一些真實的想法,此時調查員要特別注意。通過電話進行背景調查,簡便易行、省時價廉,應是大多數企業對應聘者進行背景調查的首選方法。

  3.2網絡調查。時代發展到今天,互聯網已經成為人們獲取信息的重要渠道。對于企業招聘中的背景調查,網絡同樣不可或缺,尤其是對企業中高層職位的應聘者比較適用,這類應聘人員一般都擁有令人尊敬的從業經歷,或在某知名企業從事過高端職位,或曾代表企業出席某些行業會議或合同簽字會,頻繁的社會活動必然在網絡中留下某些身影。招聘企業的人力資源管理人員只需在百度、谷哥等搜索引擎中輸入該名應聘者的姓名,很多意想不到的信息就可能唾手可得。再則,網絡調查對知識型、科技型應聘人員特別適用,這些應聘人員一般在求職簡歷上或多或少的總會有一些發表論文的索引,同樣,只要在中國期刊網站或者百度搜索引擎中輸入應聘者的姓名,就可以瀏覽到他們發表的相關文章是否屬實。

  3.3檔案調查。到目前為止,我國已經建立起了一套系統、嚴格的人事檔案管理制度,檔案中的個人基本資料、教育與就業等情況的記錄比較翔實,可以作為了解應聘者基本背景信息的主要渠道。此外,不良背景信息也已有檔可查:2001年,一個中文域名為“中國黑檔”的網站開通運行,只要是具有法人資格的企事業單位注冊成為其用戶,就可以憑密碼進入該網站查詢應聘者的個人履歷、學歷、在原單位的表現、工作能力以及是否有不良記錄等歷史資料。目前該系統運行良好,發展前景十分廣闊。企業在進行背景調查時可關注這一網站,在適當時候注冊成為會員,想必會對背景調查工作大有裨益。

  3.4訪談調查。訪談是一種可靠程度高但是成本也高的背景調查方法,而且訪談的效果受訪談者個人訪談能力技巧的影響較大。企業的人力資源部門應該先選擇和培訓一組訪問員,由他們攜帶著調查問卷分赴各個調查點,按照調查方案的要求對所選擇的被調查者進行訪問,并記錄下被調查者的回答與反應。這種方法涉及到與被訪問者的正面接觸,往往能得到一些很有價值的信息,如有關對應聘者品質的評論,因此它的主要優點是調查資料的質量較好,而且調查的回答率較高,缺點是時間長,費用高,對訪問員的個人素質要求較高。

  3.5發函調查。包括填寫調查問卷和證明人寫評論信兩種方式。招聘企業調查員通過郵局將問卷或者懇請對應聘者給予評論的書面材料寄給證明人或推薦人,待其填答問卷或寫完評論信之后寄回企業人力資源部。調查問卷的優點是填答方便,省時省力,資料易于做統計分析,缺點是資料失去了自發性和表現力。而證明人寫評論信恰好可以彌補這個缺點,這種方式就是請求對方按照既定的問題或者自由發揮寫一封對應聘者的評論信,盡管大部分的回信都是正面的評論,且主觀性強,企業仍可從中窺出求職者過往業績的真實信息,例如:若評論篇幅較長,或者評論中與應聘者智力有關的褒揚比關于禮貌、團結等的夸贊用詞較多,都可能說明求職者過去的工作業績確實較佳。總體上說,發函調查法系統性強,效率較高,然而其最大的缺點是回復率較低。

  3.6委托咨詢公司調查。企業人力資源部門選定一家咨詢或調查公司,向其提出調查綱要和具體要求,雙方簽訂合同,調查公司在約定日期交付調查信息。方便快捷是這種方式的優點,但是由于目前我國這類調查公司、咨詢公司大大小小有近千家,良莠不齊且普遍存在人才匱乏、運作不規范的現象,所以很少有企業采取這種方法。此外,企業也可以直接從資信評估公司購買某個人的個人信用記錄,缺點是我國開展個人信用記錄尚處在探索階段,個人信息記錄信息量少,開展此類服務的公司尚不多見。