如何客觀合理開展員工背景調查

2016-09-18 15:13 來源:未知
  

   經權威機構調查顯示,在中國的求職者中,有45%左右的求職者的實際工作經歷、學習、培訓等情況,會與其提供的“簡歷”存在“出入”,在這45%的人當中,95%都是在工作經歷或教育經歷方面做了手腳。因此,很多公司為了保障招聘到的人才的真實情況,經常采用員工背景調查,對應聘員工的工作、學習、教育等背景資料進行調查。

  一、員工背景調查

  員工背景調查就是企業人力資源部門通過各種正常的、合法的、合理的方法和渠道,對被調查員工的工作經歷、教育背景、興趣、薪資等情況進行暗中調查,以獲得被調查員工背景資料的相關信息,并對獲得的信息與被調查者所提供的應聘簡歷、面談介紹以及職位信息進行對比,以成為企業人力資源管理者對員工聘用的參考依據,為人才決策提供重要的證據材料。

  如寶潔、可口可樂等許多中外大型企業為了降低因企業人才招聘帶來的風險,都會對公司的研發工程師、配方員、市場銷售經理等核心技術崗位和中高層領導崗位以及關鍵管理和銷售崗位的擬錄用員工進行背景調查,甚至不惜投入重金委托獵頭公司、中介調查公司等外部機構,從而為人力資源管理者的員工聘用提供客觀、真實的參考依據,避免因人員招聘不當,而產生經濟及技術損失和風險。

  二、做員工背景調查的原因

  據了解,在珠三角的很多企業中,經常發生倉管員工偷竊、財務人員貪污、采購人員吃回扣等現象。有些不法員工甚至認為珠三角的企業比較多,在這個企業做了案子,可以逃到另一個企業去干“老本行”。在采購界每年出幾個采購主管“從打工仔到百萬富翁”的奇跡也不是什么新聞。因此,在企業招聘時,企業應采取各種方法對員工進行背景調查。

  1、掌握員工工作履歷和情況,了解員工的誠信程度,降低公司在資金、技術秘密、人員流動等方面的潛在風險

  在招聘過程中,招聘人員和應聘者之間信息不對稱,對于應聘者的情況了解不夠,只限于對方提供的簡歷、學歷復印件以及面談結果等情況。在企業中經常發生這樣的事情,如競爭對手派人偽裝成應聘者應聘競爭公司的關鍵技術崗位,待進入對方公司后竊取技術秘密資料,同時會率先將產品或技術等推入市場,搶占市場份額,造成競爭公司的核心競爭力下降。當然,在企業的實踐中還會發生很多其他的同類案例,主要原因在于對應聘人員的背景資料不了解,對擬錄用員工的誠信程度、犯罪記錄等不知曉,這類員工會延續以前的犯罪行為,造成企業的直接經濟損失,如廣州的一家微電子企業在招收財務主管時,由于對錄用人員的背景了解不夠,就辦理了該員工的入職手續,半年后,該公司發現賬上的300多萬現金不翼而飛,而該財務主管不久后也不知所蹤,雖然后來公安機關對此做了處理,但是該企業短時間內所造成的損失卻無法彌補。

  通過對企業的核心崗位應聘者進行背景調查,充分了解擬錄用員工的過往經歷,尤其是調查擬錄用員工的工作經歷、學歷教育、工作情況、同事或公司對其的評價、職業道德、業績狀況等等,深入了解被調查者的工作能力、誠信狀況等情況,能有效的降低企業的資金、技術和人員等企業外部的人員風險。

  2、避免企業及公司人為造成的不必要的名譽損失

  2006年美國法院以竊取商業秘密的罪名,宣判可口可樂公司前秘書何亞•威廉斯8年監禁,威廉斯是可口可樂公司的一個低職位秘書,進入可口可樂公司時,人力資源部門沒有對其進行背景調查,他進入公司后,以秘書的職位級別低微為有利條件,伙同其他兩人盜取竊取可口可樂公司的機密商業文件、產品樣品和核心配方,并試圖將該機密出售給百事可樂公司。雖然該行為最終被可口可樂公司發現,但是這個事件也為包括可口可樂在內的公司敲響了警鐘。

  該事件過后,可口可樂公司人力資源部門反省,如果當初不因為該員工的職位低,而忽略了對其進行背景調查的話,就能發現這個秘書曾經在原工作經歷中有過類似的盜竊行為,該事件也不會發生,不會造成公司人為的名譽損失,造成“可口可樂盜竊門”事件。因此,完備的員工背景調查,能將公司的聲譽風險降到最低,而且能夠有效地預防欺詐行為的發生。

  3、提高企業對招聘需求的聘用成功率,節省企業的人力資源成本

  企業經?;崾褂美投賢ㄖ械氖雜悶誚獬蹩?,辭退不合格員工,這樣做的主要原因在于人力資源部門事前未對擬錄用人員進行背景調查,經面試合格者,就先招進來試用,給公司用人部門一種認知上的誤導,認為在試用期間,試用者來公司試用,用人部門不需要向其承諾什么,只要工作不如意,感覺其思路或者行為稍有跟主管的思路不一致,讓你離開就可以讓你離開,試用的隨意性比較大。造成了人力資源招聘的惡性循環圈,人力資源部不斷的為用人部門提供新員工人選,用人部門也不斷試用新人,然后不斷抱怨人力資源部招不到人。

  事實上,這種不斷試用新員工的觀點是錯誤的,究其根源,在于事前對擬錄用員工的了解不夠,錄用員工過于草率,往往是用人部門對應聘者面試合格后,人力資源部門就通知入職,而未對該員工的工作經歷、學歷、工作能力以及誠信等背景調查,無法確認人崗是否匹配。因此,企業有必要對擬錄用員工進行背景調查,經調查符合公司條件后,可以通知擬錄用者上崗試用,這樣一方面能確保招聘成功率,另一方面可以有效降低招聘成本和人力資源成本。

  4、為公司人力資源的其它工作提供人才保障方面的資料支持

  通過員工背景調查,對應聘人員簡歷內容(學歷、認證、從業經歷等)進行真實的了解和證實,為人力資源的錄用提供參考,同時確信被錄用的人員在技能、誠信程度、職業操守等方面符合公司的崗位需求,且通過對其前同事的訪談,了解到該員工性格跟現在的同事相匹配,最終達到人崗相符,為用人部門大膽使用新人,提供有力的人才保障,免于人員頻繁流動造成公司聲譽和人力成本的損失。因此,客觀、合法、合理的員工背景調查,能為企業的人力資源后續工作提供強有力的保障。

  三、員工背景調查適用范圍

  對于企業來說,如果對擬聘用的所有人員均進行背景調查,需要花費大量的時間、人力、資金,且也不太現實,因此,企業在進行員工背景調查時,均會根據情況進行區別處理,并不會對所有聘用崗位人員進行背景調查,一般來說,企業對擬錄用人員進行背景調查的崗位主要有:

  1、涉及資金管理的崗位:如會計、出納、投資等崗位,出于對資金安全考慮,一般企業都會對這些崗位的擬錄用人員進行背景調查,主要是期望了解這些擬錄用應聘者的工作能力、犯罪紀律和誠信狀況。

  2、涉及公司核心技術秘密的崗位:如研發部的工程師、技術人員等,企業的核心技術秘密涉及到企業的生存問題,如可口可樂的核心配方和產品樣品等,如果一旦被賣給競爭對手,企業就會出現生存?;?,因此,在企業招聘涉及核心技術秘密的崗位的擬錄用人才時,都會非常慎重,花費一定的資金對擬錄用者進行犯罪記錄、誠信狀況等背景調查。

  3、部分中高層管理崗位:如運營總監、銷售總監、戰略管理副總經理等等,這些崗位主要涉及到企業的運營戰略,企業在戰略周期的運營方向、核心客戶資源等等,都掌握在這些崗位人員手上,如果這部分人員產生動蕩,會使整個企業的資金鏈或者運營層面帶來極大的負面效應,大多數企業都會對中高層崗位聘用者進行背景調查,甚至不惜花費資金請外部調查機構。

  四、員工背景調查的方法

  背景調查的目的是人力資源部門盡可能的獲得崗位擬錄用人員更全面的工作經歷、學習經歷以及誠信程度等信息,一般來說,員工背景調查都是在員工通過面試,準備錄用的階段進行,而此時,員工尚未離職,如果此時員工背景調查操作不當,會造成員工所在的企業知曉,該員工工作就會陷于被動,甚至無法生存等,員工也會對公司產生較大的抱怨。因此,在員工背景調查時要注意員工背景調查的方法,既不要觸犯員工的隱私,又要弄清楚所要的信息內容,使擬錄用的員工情況如實反映出來。

  目前企業常用的員工背景調查工具有電話調查、委托調查機構調查、HR聯盟等。

  1、電話調查

  人力資源部門通常采用去學校、培訓中心、網絡查詢等方式對擬錄用的員工的學歷、培訓經歷、證書等進行調查,而對于工作經驗、工作業績、離職原因、入職和離職時間等就不好進行查證了,需要找到員工原雇主的人力資源部門、上司、同事等核實詳細情況,只有通過電話調查比較合適。

  使用電話對擬錄用員工進行員工背景調查是經常使用的調查手段,通常,公司的人力資源部的招聘專員通過擬錄用員工留下的電話號碼或者通過其他渠道獲取擬錄用員工原公司的通訊方式,采用合理、合法的方式對擬錄用員工所在公司的人力資源部人員或者所在部門的上下級進行該員工的背景調查。電話調查效率較高,但如果操作不當容易侵犯被調查者的隱私,引起被調查企業的警覺(尤其是競爭對手),容易使被調查者的工作陷于被動;不少被調查企業出于不愿員工流動或者跟被調查者本身有矛盾,在電話采訪中不可避免地會對跳槽員工的工作能力和態度給予極低的評價,甚至會趁機捅上一刀。這樣一來,不僅被調查員工可能因此失去工作的機會,招聘企業也可能因為這些不客觀的評價而失去真正的人才。

  2、委托調查機構調查

  企業自身在進行員工背景調查時,往往操作起來費時費力,且由于很多員工來自競爭對手,在實施員工背景調查時無法獲得其人力資源部的配合和支持,另外,企業的人力資源部由于調查手法單一、技術不專業,因此,無法保證調查出來的結果的真實性和有效性。因此,對于部分核心和重要崗位,很多企業會委托外部的調查機構去做員工背景調查,調查機構利用自身的數據庫和跟法院、公安機關、學校以及部分企業之間的戰略聯盟優勢,且跟被調查的企業之間不存在排異現象,能有效利用自身的專業工具,迅速調查清楚被調查者的背景信息,且能保證員工背景調查報告客觀、可信。如清華大學作為國內數一數二的名牌大學,在高端人才引進方面,他們采用委托外部調查公司進行員工調查的方法,對應聘人員的學術情況進行調查,主要包括簡歷、代表性的論文著作,做出客觀、公正的評價,這樣確保了他們引進的人才是真正的高端人才,對提升學校的學術地位,占領學術制高點,無疑會產生較好的效果。

  但是委托調查公司進行員工背景調查也存在很多不足,首先,委托調查公司進行員工背景調查需要花費較大的費用,給企業帶來較大的人力成本壓力;其次,企業委托調查公司進行員工背景調查的聘用人員,均是企業的核心崗位和重要人員,而對于非核心崗位的擬錄用人員基于成本壓力,一般不會進行委托,調查對象的適用范圍不是特別廣;再次,中國的員工背景調查市場尚處于初級階段,各種信用制度尚未建立,員工背景數據庫尚不健全,且各種調查公司魚目混珠,再加上企業對員工背景調查認識不足,在國內委托調查公司進行員工背景調查的方式可信度仍然不高。

  3、利用行業HR聯盟,進行員工背景調查

  各個行業發展到成熟階段后,企業之間的競爭更多體現在人才的競爭上,尤其是決定企業命運的核心技術或營銷崗位,事實上,企業之間人才的流動更多是在相互競爭的企業之間進行的。同行業內不同企業的人力資源部門與企業間市場方面的競爭相比,相互之間對于人才競爭的程度更激烈。但隨著行業發展的日益成熟,不同企業的人力資源部也會走向合作,相互交流行業經驗和管理心得,甚至互相交換人才數據庫等,因此,基于共同發展和良性發展的理念,很多同行業的企業也會建立HR聯盟,相互承諾不惡性挖角,互相接受流動人員的背景調查等等,使員工的背景調查可信性更高、更易于操作。

  很多國外同行業的公司很早就建立了行業內的HR聯盟,HR聯盟主要致力于行業內人才的培訓、招聘、員工數據庫收集等,企業對擬錄用核心崗位員工進行背景調查時,可以充分利用HR聯盟的數據庫優勢,并且調查出來的數據資料較為真實和客觀。

  總之,對核心崗位的擬錄用者進行員工背景調查勢在必行,員工背景調查的方法有很多,每種方法都可以幫助你得到你想要的信息,但是在做員工背景調查時要注意?;け壞韃檎叩囊膠妥鷸乇壞韃檎?,同時調查時盡可能多的聽取多方意見,確保調查結果合理、合法、客觀和有效。